Datenschutzerklärung BILLA Kund:innengespräch

1. Geltungsbereich und Rechtsgrundlage

Der Veranstalter verarbeitet personenbezogene Daten der Teilnehmer:innen im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG). Der Veranstalter ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Bewerbungsphase: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person)
Teilnahmephase: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Teilnahmevertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Werbung und Marketing: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung)
Bild- und Tonaufnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) und § 12 Abs. 2 Z 2 DSG

2. Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen des BILLA Kund:innengesprächs können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

a) Stammdaten

Vorname, Nachname
Geburtsdatum
Wohnanschrift (PLZ, Ort)
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

b) Teilnahmerelavierte Daten

Bewerbungsunterlagen und Motivationsschreiben
Teilnahmebestätigungen und Terminübersichten
Anwesenheitslisten
Feedback und Beiträge im Rahmen der persönlichen Treffen
Ergebnisse von Umfragen und Befragungen

c) Konsum- und Interessenprofile

Angaben zu Konsumverhalten und Einkaufsgewohnheiten
Präferenzen und Interessen bezüglich Produkte und Dienstleistungen
Demografische Merkmale (z.B. Familienstand, Haushaltsgröße)

d) Bild- und Tonaufnahmen

Fotos, die im Rahmen der Präsenz-Termine erstellt werden
Videoaufzeichnungen von Sitzungen oder Veranstaltungen
Tonaufnahmen von Diskussionen oder Interviews
Bildmaterial für Unternehmenskommunikation und Werbung

e) Kommunikationsdaten

E-Mail-Verkehr mit dem Veranstalter
Telefonnotizen
Chat-Nachrichten über verwendete Plattformen

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Durchführung des Auswahlverfahrens und Auswahl der Teilnehmer:innen
Organisation und Durchführung der Kund:innengesprächs-Treffen
Kommunikation mit den Teilnehmer:innen (Einladungen, Termininformationen, organisatorische Mitteilungen)
Durchführung von Umfragen und Befragungen zur Meinungsforschung
Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen
Entwicklung neuer Angebote und Marketingstrategien
Unternehmenskommunikation und Werbung (siehe § 6.6)
Dokumentation und Qualitätssicherung
Erfüllung vertraglicher Pflichten und gesetzlicher Anforderungen

4. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden:

Interne Stellen: Mitarbeiter:innen des Veranstalters, die mit der Durchführung des Kund:innengesprächs betraut sind
Verbundene Unternehmen: Unternehmen der REWE Group, soweit dies für die Zwecke des Kund:innengesprächs erforderlich ist
Externe Dienstleister: Agenturen, IT-Dienstleister, Berater oder andere Dritte, die im Auftrag des Veranstalters tätig werden
Öffentliche Stellen: Behörden und Gerichte, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist

Eine Übermittlung an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht, es sei denn, dies ist für die Durchführung des Kund:innengesprächs erforderlich und es liegen angemessene Garantien gemäß Art. 46 DSGVO vor.

5. Datenweitergabe an Dritte

Im Rahmen des Auswahlverfahrens kann der Veranstalter externe Dritte (z.B. Agenturen oder Expert:innen) zur Unterstützung einbinden. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an diese Dritten erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung des Auswahlverfahrens erforderlich ist und die Dritten vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet wurden. Die Datenübermittlung beschränkt sich auf diejenigen Informationen, die für die Bewertung der Bewerbung notwendig sind.

6. Bild- und Tonaufnahmen

a) Aufzeichnungen während der Sitzungen

Im Rahmen der Präsenz-Termine können Bild- und Tonaufnahmen erstellt werden. Diese dienen der Dokumentation, Qualitätssicherung und internen Verwendung. Die Teilnehmer:innen werden vor Beginn der Aufzeichnung informiert und haben die Möglichkeit, der Aufzeichnung zu widersprechen.

b) Verwendung für Unternehmenskommunikation und Werbung

Die Teilnehmer:innen erklären sich ausdrücklich damit einverstanden, dass im Rahmen des BILLA Kund:innengesprächs erstellte Inhalte (insbesondere Fotos, Videos, Statements und Zitate) für Zwecke der Unternehmenskommunikation und Werbung des Veranstalters verwendet werden dürfen. Dies umfasst insbesondere:

Verwendung auf Websites, Social-Media-Kanälen und in Printmedien
Einbindung in Werbemaßnahmen und Marketingkampagnen
Veröffentlichung in Unternehmenspublikationen und Pressemitteilungen

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber dem Veranstalter widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.

c) Besondere Schutzbedürftigkeit

Bei der Verwendung von Bild- und Tonaufnahmen wird besonders auf den Schutz der Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer:innen geachtet. Aufnahmen, die die Teilnehmer:innen in kompromittierenden oder peinlichen Situationen zeigen, werden nicht veröffentlicht. Die Teilnehmer:innen haben das Recht, der Veröffentlichung bestimmter Aufnahmen zu widersprechen, sofern berechtigte Interessen verletzt sind.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erreichung der Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, erforderlich ist, oder soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern.

Konkrete Speicherfristen:

Bewerbungsdaten nicht ausgewählter Bewerber:innen: 12 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens
Teilnehmerdaten: 3 Jahre nach Beendigung der Teilnahme am Kund:innengesprächs
Bilder und Videos für Werbung: Bis zum Widerruf der Einwilligung, längstens jedoch 5 Jahre nach Erstellung
Buchhaltungs- und Steuerdaten: 7 Jahre gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine längere Speicherung aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

8. Einwilligungserklärung

Die Teilnehmer:innen erklären sich mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu den in diesen Teilnahmebedingungen beschriebenen Zwecken einverstanden. Die Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen durch schriftliche Mitteilung an den Veranstalter (datenschutz@billa.at) widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.

Sofern die Teilnehmer:innen ihre Einwilligung in die Verwendung ihrer Daten für Werbezwecke erteilen, gilt diese Einwilligung bis zum Widerruf. Werbezwecke umfassen insbesondere die Zusendung von Produktinformationen, Angeboten und Marketingmaterialien per E-Mail oder Post.

9. Betroffenenrechte

Die Teilnehmer:innen haben folgende Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Information über die verarbeiteten Daten und deren Verwendung
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung der Daten, sofern die Voraussetzungen hierfür vorliegen
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Widerruf der erteilten Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen

Zur Ausübung dieser Rechte können sich die Teilnehmer:innen an den Datenschutzbeauftragten des Veranstalters wenden (Datenschutz@billa.at). Die Teilnehmer:innen haben weiters das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

10. Datenschutzbeauftragter

Der Veranstalter hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter der BILLA Aktiengesellschaft Industriezentrum NÖ-Süd, Str. 3, Objekt 16 2355 Wiener Neudorf E-Mail: datenschutz@billa.at

11. Sicherheit der Datenverarbeitung

Der Veranstalter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Maßnahmen dienen insbesondere der Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme. Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den technischen Fortschritt angepasst.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Auswahl der Teilnehmer:innen erfolgt durch menschliche Entscheidungsträger unter Berücksichtigung der in § 2 genannten Kriterien.